Dans la légalité avec un contrat 100% numérique ?

Avez-vous une appréhension  à utiliser un contrat ou un document numérique ? Pour de nombreuses personnes pas forcément à l’aise avec les outils d’aujourd’hui c’est compréhensible. Pourtant, c’est l’une des clés actuelles  pour résoudre les défis contemporains auxquels font face les entreprises. Passer à côté, c’est se priver d’avantages liés à la compétitivité et à l’impact environnemental d’une entreprise…

 

1. La légalité d’un contrat numérique ?
2. Quels sont les modalités d’un contrat numérique ?
3. Les avantages du contrat numérique  ?

La légalité d’un contrat numérique ?

Un contrat numérique n’a que pour principale différence le fait d’être dématérialisé. Sa fonction primaire, celle de sceller un accord dans le cadre légal entre différentes parties avec des conditions particulières ou non reste strictement identique à version papier (loi pour la confiance dans l’économie numérique » du 21 juin 2004).

Afin de rendre valide votre contrat numérique,il faut obligatoirement respecter 4 points cités dans la loi :

• le Consentement : Contrat exempt de vices, validation par « double clic » (bouton d’acceptation + signature électronique ou bouton de validation dans le cas d’une vente e-commerce).

 

• la Capacité : Il est entendu que le signataire soit en pleine possession de ses capacités mentales.
  

 

• l’Objet : Simplement les raisons pour lesquelles un contrat est convenu entre les parties signataires.

 

• la Cause : Respecte la légalité et les lois en vigueur du ou des pays en relation.

Quels sont les modalités d’un contrat numérique ?

D’un point de vue technique, dans un souci de conformité, le rédacteur ou bien l’exécutant du contrat numérique (l’informaticien) lors de la conception purement technique du contrat doit penser aux éléments suivants :

• Énoncer les étapes pour le conclure : ex –  en utilisant des titres de champs de remplissage, tooltips / bulle de survol, etc.
• Rendre possible la correction d’erreur(s) éventuelles : ex – champs éditables (hors signature électronique).
• Rédaction au minimum en langue française.
• En conformité avec les règles et les lois commerciales/civiles /professionnelles du/des pays en vigueur.
• Préciser les moyens de conservation ou d’accessibilité en ligne du / des contrats. Ex : Cloud, disque dur externe, email, tierce partie, etc.
• Être établi en deux exemplaires, datés et signés pour chacune des parties signataires.
• Permettre la validation du contrat au moyen d’une signature électronique et d’un ou plusieurs certificats de validité qui permettent l’identification du ou des signataires.
• De part sa nature, le e-document doit pouvoir être envoyé / transmis de façon numérique : mail, cloud, lien de redirection, etc.
• La lecture doit pouvoir se faire facilement et de façon visible sur différents support numériques comme PC / Mac / tablette / iPad / Smartphone / iPhone, etc.

Les avantages du contrat numérique ?

Ils sont multiples, plus de choses sont possibles par rapport au format papier.

 

• Les copies originales sont instantanés. Le coût de reproduction conforme est égal à zéro. Copies sécurisées et stocker à différents endroits.
• Les e-documents vous suivent partout dans tous vos déplacements.
• Archivage simple, rapide, à moindre coût voire gratuit.
• Gain de place physique. Plus besoin d’armoire, de tiroir et autres meubles encombrants.
• Impact carbone égal à zéro.
• Économie de papier/encre/coût du matériel d’impression.
• Préservation du vivant. Sans pollution.
• Productivité accrue. Pas d’aller-retour entre les différents services internes ou externes d’une société.
• Processus accéléré et envoi immédiat en quelques clics.
• Échanges fiables, traçables et sécurisés pour toutes les parties.
• Coûts de gestion quasi nuls.
• Suivi en direct du cycle de vie du contrat. Support d’aide à distance entre les signataires.
• Ajout des technologies numériques au contrat : QR code, liens URL, moyens de paiement, etc.
• Ajout de moyens d’identifications graphiques et sécurisés : images, filigrane, en tête décorative, etc.
• Image de marque / éthique éco-responsable de votre entreprise réhaussée.
• Si malgré tout, vous avez besoin d’une ou plusieurs copies. Le format reste imprimable.